De administrative processer i Randers Ungdomsskole

Der er udarbejdet fælles retning og rammer for de administrative processer i Randers Ungdomsskole.

Specifikt handler den fælles retning og rammerne for de administrative processer om, hvordan en sag har sin gang i Randers Ungdomsskole, således at ansvarsfordelingen og sagsproceduren bliver tydeliggjort og synliggjort for alle medarbejdere.

  • Hvad der skal ske med en sag, inden den når til sekretariatet beskrives i feltet ”Handling før sekretariatet” – for afdelingsledere og medarbejdere.
  • Hvad der skal ske med sagen, når den er i sekretariatet beskrives i feltet ”Handling i sekretariatet” – for sekretærer.
  • Hvad der skal ske med sagen, såfremt nogle ikke gør, hvad de skal gøre. Kontaktes nærmeste leder i alle sager.

Servicerapporten har dannet udgangspunkt for de temaer, vi har valgt at beskrive yderligere.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder:

  • Godkender planlægningen.
  • Godkender kørsel på medarbejder inden lønkørsel.
  • Timelønstimer og ekstra timer sendes direkte til sekretariatet eller tastes ind i LARA.
  • Timerne afleveres til bestemt deadline.

Medarbejder:

  • Sender planlægningen til afdelingsleder.
  • Tjekker sin lønseddel om den passer.
  • Har du spørgsmål om din lønseddel så kontakt din nærmeste leder eller ring til hovedkontoret på tlf. 8915 4600.
  • Du skal selv selv indberette kørsel på www.medarbejdernet.dk som skal godkendes af din nærmeste leder.

Handling i sekretariatet

  • Sekretariatet registrerer i LARA.
  • Lønnen tastes i SD-løn og udbetales ultimo måned.
  • Lønnen kontrolleres efter lønkørslen. Opstår der fejl, kontaktes den pågældende afdelingsleder eller medarbejder.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • Indkøb foretages igennem indkøbsaftalen i Prisme.
  • Købekort benyttes, hvis man ikke kan finde det, man skal bruge, i vores indkøbsaftale.
  • Udlæg benyttes KUN, hvis andet ikke er muligt.

Medarbejder

  • Indkøb foretages primært igennem indkøbsaftalen for Randers kommune i Prisme.
  • Købekort benyttes udelukkende, hvis det ønskede ikke findes i Indkøbsaftalen.
  • Du skal have godkendelse af din nærmeste leder eller koordinatorer, som derefter varemodtager og bogfører.
  • Udlæg benyttes KUN, hvis andet ikke er muligt.

Handling i sekretariatet

  • Sekretariatet står til rådighed vedrørende spørgsmål omkring indkøb i Prisme.
  • Købekort oprettes og bestilles udelukkende i sekretariatet.
  • Fakturaer konteres og videresendes til nærmeste leder eller koordinatorer, som derefter varemodtager og bogfører.
  • Udlæg bogføres og udbetales via Nemkonto efter modtagelse af kvittering med CPR-nummer og navn.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • Sørger for at medarbejderen får ansættelsespapirerne, som hurtigst muligt skal udfyldes og sendes til sekretariatet – Marianne Koch.
  • Meddeler ændringer vedrørende løn, arbejdstimer og forlængelse til sekretariatet – Marianne Koch.
  • Timelønnede ansatte skal oprettes i SD-løn inden den 8. i måneden, såfremt medarbejderen skal have løn ultimo samme måned. Hvis ikke, udbetales lønnen først måneden efter.

Medarbejder

  • Udfylder ansættelsespapirerne hurtigst muligt og afleverer dem til nærmeste leder eller sender dem direkte til Marianne Koch.
  • Tjekker sin e-Boks og godkender samtykke for indhentning af børnetest.

Handling i sekretariatet

  • Sekretariatet – Marianne Koch opretter nye medarbejdere.
  • Indhenter børneattester m.m.
  • Udformer forlængelser af midlertidige ansættelser.
  • Ændrer timeantal, løn samt diverse tillæg.
  • Sikrer, at medarbejderen er oprettet i SD, LARA og Nem Økonomi.
  • Nye medarbejdere oprettes manuelt med det samme i Nem Økonomi med tilhørende lønudgift.
  • Den manuelle oprettelse slettes, når ansættelsen er automatiseret.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • 6. ferieuge indberettes inden den 1.oktober for fastansatte, dog IKKE for fastansatte i HU og timelønnede ansatte.
  • Senest den 30.april skal medarbejdernes ferie være i 0.

Medarbejder

  • Du skal meddele din nærmeste leder, hvornår du holder ferie.
  • Din ferie skal du selv indberette via www.medarbejdernet.dk.
  • Fastansatte skal tage et valg om 6. ferieuge inden den 30. september på www.medarbejdernet.dk.
  • HU-ansatte skal selv gå på medarbejdernet.dk, hvis 6. ferieuge skal overføres til næste ferie år.
  • Senest den 30. april skal dit ferieregnskab være i 0. Hvis ikke, skal du meddele din nærmeste leder, hvad du vil gøre med restferien.

Handling i sekretariatet

  • Sekretariatet – Berit S. Mogensen indberetter de indkommende oplysninger på ferie.
  • Tjekker om ferieregnskaber er i 0 pr. 30. april.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • Følger op på sygefravær.
  • Godkender omsorgsdage.

Medarbejder

  • Sygdom – sygemelding og raskmelding – ring eller skriv en mail til sekretariatet.
  • Omsorgsdag – afholdelse af omsorgsdag skal ske efter aftale med nærmeste leder. Herefter informerer medarbejderen sekretariatet.

Handling i sekretariatet

  • Registrerer sygemelding/raskmelding i SD.
  • Registrerer omsorgsdage i SD.
  • Sender mail til nærmeste leder vedrørende syge- og raskmeldinger.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • Giver sekretariatet – Mirela Basic besked om barsel.
  • Afdelingsleder skal udfylde blanket ”Anmeldelse af Graviditet” og ”Barselsaftale”.

Medarbejder

  • En gravid medarbejder skal give arbejdsgiveren besked – senest 3 måneder før forventet fødsel.
  • Medarbejderen udfylder blanketten ”Anmeldelse af graviditet”, som udskrives af nærmeste leder og sendes til sekretariatet – Mirela Basic sammen med vandrejournalsen.
  • Senest 8 uger efter fødsel skal medarbejderen indgå en skriftlig barselaftale med nærmeste leder – hvorledes barsel eller adoption ønskes afviklet. Den gravide medarbejder skal selv tage kontakt vedrørende barselsaftalen inden 8 uger efter fødsel.

Handling i sekretariatet

  • Når sekretariatet – Mirela Basic bliver informeret, at en medarbejder skal på barsel så sendes blanketten ”Anmeldelse af graviditet” straks til den gravide.
  • Sekretariatet gemmer den udfyldte og underskrevne blanket i Personalesagen.
  • Sekretariatet indberetter Barselsorlov i SD (770).
  • Sekretariatet sender blanketten omhandlende barselsaftalen til den gravide medarbejder.
  • Sekretariatet gemmer den underskrevne barselsaftale i Personalesagen.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • Godkender placering ved afvikling af seniordage.

Medarbejder

  • Personale over 58/60 år er omfattet af seniordage.
  • Medarbejder aftaler afvikling af seniordage med nærmeste leder.
  • Medarbejder, der ønsker at afvikle seniordage, skal meddele, hvornår de afvikles til sekretariatet – Berit S. Mogensen.

Handling i sekretariatet

  • Sekretariatet indberetter Seniordage i SD.

Medarbejder

  • I forbindelse med en arbejdsskade kontakt din afdelingsleder og arbejdsmiljørepræsentant.
  • I fællesskab besluttes næste handling.
  • Alle medarbejdere i Randers Ungdomsskole er dækket af en arbejdsskadeforsikring i arbejdstiden.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • Godkender kørsel i SD-løn.

Medarbejder

Medarbejdere på månedsløn og timeløn skal selv indberette kørsel via MedarbejderNet.

Handling i sekretariatet

  • Tjekker om alt kørsel er godkendt.

Handling før sekretariatet

Medarbejder

  • Medarbejderen giver Mirela Basic besked via mail, hvis en elev skal have et buskort. (Elevnavn, cpr.-nr. og billede).
  • Bestilling af buskort til nyt skoleår, medarbejderen skal i samarbejde med afdelingslederen finde ud af, hvilke elever der forsætter til næste skoleår, som skal have et buskort, samt nye elever, som starter op i det nye skoleår. Listen med elevens navn og skole sendes til Mirela Basic senest d. 20 maj.

Handling i sekretariatet

  • Mirela Basic bestiller buskortet. (Normal leveringstid 10 dage)
  • Bestiller buskort til nyt skoleår senest d. 25 maj ud fra listen, som medarbejderne har sendt pr. 20. maj.

Handling før sekretariatet

Medarbejder

  • Alle ny indkøbte mobiltelefoner, iPads, PC'er osv. skal oplyses til sekretariatet. Dette gælder også ved overlevering af telefoner og iPads til andre kolleger.

Handling i sekretariatet

  • Sekretær registrerer de nyindkøbte IT-materialer på inventarlisten.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • Ledelsen tager stilling til, hvor mange elever der skal op til folkeskolens prøver – senest 10. november.
  • Tager højde for brug af hjælpemidler ved afvikling af folkeskolens prøver.

Medarbejder

  • I samarbejde med lederen vurderer underviseren hvilke elever, der skal op til folkeskolens prøver.
  • Medarbejder sender tekstopgivelser til censor.
  • Medarbejder sender navneliste over elever, der skal op i folkeskolens mundtlige/skriftlige prøver til Mirela Basic.
  • Medarbejder sender oplysninger om censor til sekretariatet – Mirela Basic.
  • Medarbejder/elev printer to eksemplarer ud (problemløsning + skriftlig fremstilling).
  • Efter karaktererne er givet af lærer/censor, sendes eller scannes karakterlisten til sekretariatet - Mirela Basic samme dag.

Handling i sekretariatet

  • Tilmelder, i samråd med ledelsen, elever til folkeskolens prøver på UVMs hjemmeside senest den 1. december.
  • Opretter prøver i TEA.
  • Tilmelder eleverne i TEA.
  • Sender karakterlisterne til lærer og censor.
  • Taster prøvekaraktererne ind i TEA.
  • Når alle prøver er afviklet, og karaktererne er tastet ind, skal prøvebevis (enkeltfag) printes.
  • Mirela Basic sender et eksemplar til censor, og det andet eksemplar beholder/opbevarer læreren.

Handling før sekretariatet

Afdelingsleder

  • Tilmelder nye medarbejder til førstehjælps- og køreteknisk-kurser til sekretariatet.

Handling i sekretariatet

  • Sender mødeindkaldelse ud til den tilmeldte medarbejder.

Handling før sekretariatet

Randers Kommune har tegnet erhvervsrejseforsikring i Gouda. Policenummer: DK-4700250

Uanset om du vælger at downloade forsikringskortet på din mobil eller printer det fra Goudas hjemmeside, skal du meddele følgende oplysninger til sekretariatet: Destination, udrejsedato, hjemrejsedato, antal ansatte, antal børn og institution/forvaltning. Såfremt der er tale om skirejser, bedes dette oplyst.

Travel Insurance Card til at medbringe på rejsen kan downloades via Google play til Android og via AppStore til iPhone.

Skriv i søgefeltet: Gouda

Vælg: Gouda Gjensidig Forsikring - ÅBN

Indtast navn: Randers Kommune

Policenummer: DK-4700250

Telefon: Din telefons nummer eller blank

Forsikring: Erhvervesrejseforsikring

Ophørsdato: Skal ikke udfyldes

Du vil herefter, når du åbner app'en på din telefon, finde oplysninger om Policenummer og alarmtelefonnummer til Gouda. Goudas alarmcentral skal altid kontaktes ved hospitalsindlæggelse, eller ved behov for akut hjælp.

Handling i sekretariatet

Sekretariatet videresender oplysninger til forsikringskontoret omkring grupperejse.